Upravo proživljavamo ono što nikada do sada nismo: COVID-19 nastavlja širiti i utjecati na gotovo svakog pojedinca i svaku organizaciju, izravno ili neizravno. Nemamo predodžbu koliko će ova pandemija trajati i kakve će posljedice ostaviti na naše poslovanje, projekte, projektne partnere, zaposlenike, korisnike i volontere. Zato je važno reorganizirati se i koristiti alate koji nam mogu olakšati vođenje udruge na daljinu. Sačuvajmo zdravlje zaposlenika, korisnika, volontera i svih drugih dionika, a neprofitnu organizaciju prilagodimo zajednici koja u vrijeme pandemije ima drugačija pravila i potrebe. Slijedi nekoliko savjeta o upravljanju udrugom u vremenu korona virusa.
Budite informirani
Informacije su ključne, a dolaze nam svakodnevno. Redovito pratite mrežne stranice Hrvatskog zavoda za javno zdravstvo i Ravnateljstva civilne zaštite te specijalizirane mrežne stranice www.koronavirus.hr na kojima se svakodnevno objavljuju ažurirani podaci o korona virusu. Slijedite Vladine smjernice i strogo ih se pridržavajte. Podijelite s drugima važne informacije oko prevencije zaraze korona virusom i preporuke za postupanje.
Zaštita od korona virusa
Ako uredski prostor i dalje radi, pobrinite se da imate dovoljno sredstava za čišćenje ruku, prostora i opreme. Definirajte pravila čišćenja i održavanje higijene prostora te pojedinačne odgovornosti zaposlenika.
Razmislite koje se aktivnosti mogu provoditi online. Ako vaše osoblje radi od kuće, stvorite povoljne prilike za njihov rad od kuće. Dajte im plan rada, smjernice, hardver i softver za rad. Usredotočite se na rezultate i redovito se dogovarajte s njima, ovisno o njihovim ulogama.
Pošaljite im osnovne informacije o onome što mogu učiniti kako bi spriječili Covid-19, što učiniti ako misle da imaju simptome itd. Ako je neki od članova osoblja bolestan i/ili mu je potrebno samoizolacija, mora mu se platiti bolovanje. Slijedite vladine smjernice i politike, a po potrebi izmijenite svoj Pravilnik o radu i podržite svoje osoblje u ovim teškim vremenima.
Izradite prilagođeni plan rada udruge
Pripremite plan rada za udrugu i svoje osoblje. Ne treba biti kompliciran. Usredotočite se na ključne aktivnosti udruge, važne projekte i programe. Procijenite kako možete nuditi vaše usluge idućih tjedana ili mjeseci. Skoncentrirajte se samo na osnovne aktivnosti koje se moraju i mogu provesti. Dodijelite odgovornosti i budite jasni svima u organizaciji.
Izradite prilagođeni financijski plan udruge
Pripremite novi, prilagođen financijski plan za upravljanje samo nužnim troškovima. Ubacite se u šparni mod i ne trošite novce ako ne morate. Ako pomažete zajednici u aktivnostima vezanim za prevenciju širanje zaraze ili pomoći ugroženim skupinama, razmislite o izvorima finaniranja tih aktivnosti.
Komunicirajte s donatorima i pridržavajte se dogovorenih izvješća o provedbi projekata
Obavezno nadgledajte financijsko i provedbeno izvještavanje za sve projekte. Provjerite kod donatora i posredničkih tijela imaju li prilagođene preporuke za provedbu projekta, nove zahtjeve za slanje izvješća i sl. Jesu li se promijenile vaše dogovorene projektne obaveze? Možete li projekt prilagoditi novonastaloj situaciji? Postoji li mogućnost privremene obustave ili odgode provedbe projekata? Hoće li donator uvažiti smanjeno ostvarenje planiranih indikatora na projektima uslijed objektivnih novonastalih okolnosti?
Redovito informirajte donatore o koracima koje poduzimate kako bi riješili probleme, kako upravljate svojom organizacijom i na koji način podržavate osoblje i korisnike. Sačuvajte tragove i dokaze koji vam mogu pomoći u kasnijem objašnjavanju zašto niste mogli odraditi ugovorene aktvnosti.
Prilagodite se radu na daljinu
Koristite aplikacije i platforme za video pozive ili videokonferencije: Skype, Whatsapp, Zoom, Webex, Google Meet, bilo što. Organizirajte online sastanke tima na kojima ćete svom timu biti snažna potpora ali ćete istovremeno zadržati učinkovitost i profesionalnost. Vodite zapisnike s tih sastanaka.
Za upravljanje projektima koristite online aplikacije. Softver za upravljanje projektima pomaže vam organizirati resurse, dodijeliti i nadzirati zadatke i objediniti komunikacije. Postoje besplatne web aplikacije za projektini menadžment kao što su Freedcamp, Asana, Bitrix24 itd.
Koristite društvene medije. Čak i u e-mailovima koristite fotografije, videozapise i druge zanimljive medije umjesto klasične e-pošte pune teksta i dosadnih podataka.
Organizirajte webinare, video prezentacije, konferencije i online aktivnosti na društvenim mrežama. Pozovite donatore i dionike da im se pridruže.
Razmislite možete li vašim korisnicima pružiti online podršku kao što su savjetovanja preko video poziva, online lekcije i preporuke, SOS telefoni, forumi... Sve su to prilike za kvalitetnu komunikaciju s korisnicima.
Za pohranu organizacijske dokumentacije koju dijeli više članova tima koristite Google Disk ili Dropobox. Sa zaposlenicima možete dijeliti Google dokumente na kojima radite. Zgodan je alat i Google kalendar u koji ćete unijeti važne aktivnosti, rokove za slanje izvješća, termine online sastanaka itd.
Sažetak: što trebate raditi, a što ne?
ŠTO NE TREBATE RADITI |
ŠTO TREBATE RADITI |
| Paničariti. Izgubiti nadu. | Budi lider! Reorganiziraj sebe i organizaciju. Djeluj i budi primjer ostalima. |
| Ne činiti ništa. | Proaktivni pristup i planiranje. |
| Šutjeti i nikome ne govoriti o problemima. | Pregovarati, dogovarati, razgovarati sa zaposlenicima, donatorima, svima. |
| Korisiti samo uobičajene načine komunikacije. | Budimo kreativni i inovativni, koristimo društvene mreže i online tehnologije. |
| Brinuti jer zaposlenici ne mogu doći na posao. | Brinuti o zdravlju i dobrobiti zaposlenika. Organizirati im rad od kuće. |
| Privremeno zamrznuti rad organizacije. | Razviti plan upravljanja organizacijom, pratiti provedbu i rad zaposlenika. |
| Zanemariti opasnost od zaraze. | Informiraj se, zaštiti sebe i zaštiti druge. |
Ovo nije kraj...
Ova će pandemija neizbježno utjecati na vašu udrugu. Razmišljate izvan okvira. Prilagodite se. Vjerujem da ćete se i sami sjetiti inovativnih načina za upravljanje timom, sada kada je svijet oko nas drugačiji. Fizička udaljenost zaposlenika je istovremeno i odlična prilika za organizacijski razvoj uz veće korištenje online tehnologija. Reagirajte pravovremeno, minimizirajte poremećaje u radu organizacije i financijske posljedice u ovom vremenu i vremenima koja dolaze. Sve će proći, proći će i ovo. Izađimo iz ove krize osnaženi novim znanjima i vještinama koje ćemo koristiti i u danima koji će doći nakon korona virusa.
