Smanjte troškove: Novac dolazi na dvije noge, a odlazi na stotinu

23 Lis 2018

Znate li kojih je to stotinu nogu na koje novac odlazi iz vaše udruge? U globalu vjerojatno da, u detaljima sigurno ne. A vrag je u detaljima, zar ne?
Prođite sustavno kroz sve aspekte rada udruge i pronađite mjesta gdje biste mogli uštedjeti. Neke uštede će vam se činiti presitne da biste se njima bavili. Možda i jesu sitne, ali sjetite se, ne postoje mali i veliki troškovi. Oni mogu biti samo potrebni i nepotrebni.

Trošak ureda veliki izdatak je u svakom projektu ali i u svakodnevnom poslovanju udrugeTrošak ureda veliki izdatak je u svakom projektu ali i u svakodnevnom poslovanju udrugeSmanjite trošak režija

Ono što se na mjesečnoj razini čini malo, na godinu dana može biti značajna suma. Pregledajte račune i uplatnice. Što biste mogli smanjiti, a što možda mogli potpuno izbaciti? Popravite vodokotlić koji mjesecima curi. Pređite postepeno na led rasvjetu. Promjena starih prozora je preveliki zahvat ali se sigurno mogu bolje zabrtviti, smanjite temperaturu grijanja zimi barem za jedan stupanj, nema smisla zimi hodati uredom u kratkim rukavima. Tijekom ljeta troši se znatno više energije na rashlađivanje klima uređajima, ali prilagodite temperature rashlađivanja na normalne granice. Ne morate raditi u frižideru. Tako je moguće ostvariti znatne uštede električne energije, čime smanjuju i emisije ugljičnog dioksida. Nemojte misliti da vaša mala udruga ne može tome doprinijeti. Također pregledajte telefonske račune. Koliko vam fiksnih linija treba i trebaju li vam uopće? Koliko mobitela koristite? Jeste li umreženi? Treba li vam telefaks?

Smanjite potrošnju uredskog materijala

Steknite naviku suzdržati se od printanja svega što nije nužno. Ovo će zahtijevati određenu disciplinu ali nakon nekog vremena postat će prirodno. Ako već morate printati dokumente, onda neka to bude obostrano. Izbacite ispis u boji ako nije nužan. Ne bacajte već korištene košuljice, fascikle, registratore. Ne bacajte ni papir koji je čist s jedne strane jer ga možete koristiti za bilješke, skice, pa čak za ispis nekih dokumenata za internu upotrebu. Pregledajte malo ormare i ladice, vjerojatno ćete naći hrpu uredskog materijala za koji vam nije na dohvat ruke ali je tu negdje.

Poslujte ekonomično. Sve je manje dokumenata koje trebate spremati u papirnatom obliku. Dovoljno je arhivirati datoteku na disk. Sjetite se toga svaki put kada upalite printer. Poslujte ekonomično. Sve je manje dokumenata koje trebate spremati u papirnatom obliku. Dovoljno je arhivirati datoteku na disk. Sjetite se toga svaki put kada upalite printer.

Koliko trošite na poštanske usluge?

Što sve šaljete poštom i koliko vas to košta na godišnjoj razini? Često imamo neku proceduru koju smo uspostavili prije više godine, dobro funkcionira i o njoj više ne razmišljamo. No vremena su se promijenila, prihvatljivo je slati skenirane dokumente e-mailom, slati nepotpisane dokumente uz napomenu da je valjan bez potpisa i pečata. Provjerite, možda netko od zaposlenika može osobno predati poštu drugoj osobi, možda onaj kome šaljete ionako dolazi do vas pa ćete mu ih predati. Uz malo analize, planiranja i domišljatosti, i troškove poštanskih usluga možete značajno smanjiti.

Tražite popust od dobavljača

I ovo je stvar navike. Sjetite se da uvijek možete tražiti popust ili dogovoriti povoljniju cijenu, na količinu, na plaćanje u gotovini, na plaćanje unaprijed, na vjernost. Ponekad ćete se moći dogovoriti, ponekad ne, ali zašto ne pitati? Magična rečenica je: Kakav nam popust možete ponuditi?

Usluga za uslugu

Umjesto da neku uslugu plaćate, tražite način da je s nekim razmijenite. Razmislite što možete ponuditi za uzvrat, što vas ne košta puno ili još bolje ništa, i imajte spremnu ponudu. Ako ste uspješna udruga uvijek imate što ponuditi (savjetovanja, knjigovodstvene usluge, prevoditeljske usluge, oglasni prostor i promidžbene materijale na nekom vašem događaju…).

Oprezno sa zapošljavanjem

Nije lijepo reći, ali čisto financijski gledano, zaposlenici predstavljaju trošak, i to fiksni, iz mjeseca u mjesec, ponavljajući trošak koji vas u periodima smanjenog opsega posla i prihoda može previše opteretiti. Iako je puno lakše raditi, planirati projekte, nuditi nove usluge s dovoljno zaposlenih osoba, to se u današnje vrijeme u jednoj udruzi smatra luksuzom. Kada je to zgodno, prakticirajte privremena zapošljavanja studenata, vanjskih stručnjaka temeljem ugovora o djelu. Dobro je imati svoju bazu potencijalnih suradnika, pratiti koliko ste zadovoljni njima i kako održavati dobre odnose u periodima kad ne trebate njihove usluge, kako bi ste u trenutku kad vam zatrebaju znali s kim raspolažete.

Ne morate potrošiti svaki novčić. Neće se pokvariti.

Oprezno s novom tehnologijom

Za ljubitelje informatičkih pomagala ovo može biti teško. Razumijem njihovu želju da budu u trendu, samo trebaju biti svjesni cijene koju za to plaćaju. Budite iskreni prema sebi, koliko vam sadašnje računalo i na njemu instalirani programi nude, koliko ih koristite u ovom trenutku i je li vam sve to dovoljno. Ako koristite i deset posto mogučnosti vašeg računala, onda ste već napredni korisnik. Kad vam nude nova tehnološka rješenja, uvijek imajte na umu da svaki novi uređaj koji uvedete u svoj rad, svaka nova evidencija zahtjeva vrijeme za učenje i ovladavanje njime, kao i redovito održavanje. Sve to predstavlja trošak o kojem vam onaj koji prezentira ljepote posjedovanja tog novog uređaja ne govori. Tehnologija koju koristite vam mora biti zbilja potrebna, mora biti pouzdana, ugodna i jednostavna za rad, morate imati pričuvne kopije, a sve ostalo nije važno.

Usluge koje nudite članovima

Imate li jasan popis usluga koje nudite članovima i koliko vas koja usluga košta? Ako nemate, napravite jedan takav popis i dobro ga promotrite. Koliko je pojedina stavka s tog popisa stvarno važna vašim članovima i zaposlenicima udruge? Ako niste sigurni, pitajte ih, napravite anketu, pregledajte podatke koliko često su nešto od vaših usluga koristili. Na primjer, koliko je vašim članovima važno da dobiju materijale u tiskanom obliku, u boji, tvrdo ukoričeno i još na CD-u ili memorijskom sticku? Ako je ovo sve nepotrebno dajte im link na web stranicu da si skinu ono što žele, uštedjeli ste ne samo na papir, tonere, CD već i vrijeme i energiju onome koji mora voditi brigu oko toga. Možda im dijelite razne potvrde, zahvalnice tiskane u boji na sjajnom papiru, a možda bi im bilo zgodnije imati ih u električnom obliku. Možda im dajete kalendare i rokovnike koji na kraju završe u nekom ormaru. Svakih nekoliko mjeseci pregledajte usluge koje nudite i ukinite sve što nema vrijednost.

Osobno prakticiram sve ovo što sam gore navela. I da, često me mrze zbog toga jer sve ovo može zvučati spartanski kruto, ograničeno, sitničavo i škrto, ali to mi nije namjera. Glavni cilj traženja ušteda nije smanjiti kvalitetu rada udruge i otežati vam život u njoj. Upravo suprotno, cilj je povećati kvalitetu, ne plaćajući ono što vam ne treba i ono bez čega možete jednako dobro funkcionirati.


Grakni.HR koristi kolačiće kako bi vam osigurali bolju funkcionalnost stranica. Odaberite gumb za više informacija ili „Prihvaćam“ za nastavak pregleda i korištenja stranica.
Više informacija Prihvaćam