Vodič: Od registracije do rada udruge (2.dio - pravi posao tek počinje!)

02 Ožu 2017

Nakon uvoda u kojem smo vam pokušali pomoći da odlučite želite li uopće osnovati udrugu, u prvom dijelu ovog vodiča pisali smo o tome što trebate znati korak po korak, kako bi započeo postupak registracije udruge. Ako mislite da ste ishodovanjem Rješenja o registraciji udruge riješili svu papirologiju i možete početi raditi to za što ste se opredijelili u vašoj viziji, misiji, ciljevima i djelatnostima, e ne možete. Sada tek slijedi pravi posao.

Prije nastavka preporučamo da pročitate uvodni i prvi dio ovog vodiča: Od ideje do registracije udruge

Nakon registracije udruge čeka vas još puno posla. Idemo, korak po korak...

Da bi ste uopće išta mogli raditi s Rješenjem o registraciji idete kod pečatoresca, treba naručiti pečat, koji mora odgovarati opisu iz statuta (promjer, oblik, položaj i sadržaj teksta).

Nakon toga, osoba ovlaštena za zastupanje mora se obratiti Državnom zavodu za statistiku, gdje će se putem obrasca RPS-1: Registar poslovnih subjekata-prijava prijaviti u Registar poslovnih subjekata. Državni zavod za statistiku će na temelju navedenog obrasca izdati akt o razvrstavanju pravne osobe prema djelatnosti koju obavlja sukladno Nacionalnoj klasifikaciji djelatnosti ili skraćeno NKD broj.

Zatim slijedi otvaranja žiro-računa u poslovnoj banci i ono najvažnije, obveza prema državi. Da ne bi slučajno zakinuli državu, udruga je obvezna podnijeti zahtjev za upis u Registar neprofitnih organizacija koji vodi Ministarstvo financija. Zahtjev podnosite putem RNO obrasca koji s uputama za popunjavanje, možete pronaći na stranicama Ministarstva financija. Ispunjen i ovjeren obrazac dostavljate poštom na adresu:

Ministarstvo financija
Služba za državno računovodstvo i računovodstvo neprofitnih organizacija
Katančićeva 5
10 000 Zagreb.

Prema Zakonu o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija (Narodne novine, br. 121/14) sve novoosnovane udruge bez obzira na visinu prihoda dužne su voditi dvojno knjigovodstvo najmanje prve 3 godine djelovanja. Stoga je potrebno odabrati knjigovodstveni servis ili osobu koja će obavljati računovodstvene/knjigovodstvene usluge za udrugu. Sve udruge, bez obzira vode li dvojno ili jednostavno knjigovodstvo dužne su sukladno Zakonu o financijskom poslovanju i računovodstvu neprofitnih organizacija predavati financijska izvješća FINA-i, sukladno uputama Ministarstva financija.

I ono najčešće pitanje, što ako nismo ništa poslovali i na računu nismo imali niti jednu kunu? Odgovor: morate predavati kvartalna financijska izvješća i završno/godišnje financijsko izvješće na kojem će biti sve 0,00.

 Vođenje financija udruga nije lagan posao.

Tek sad možete početi nešto raditi, a da bi bilo što radili morate imati ljude, istomišljenike u ovom slučaju članove udruge. Član udruge, pod jednakim uvjetima može postati svaka fizička osoba ali i pravna osoba (npr. trgovačko društvo, ustanova, zaklada, udruga...). Zakon o udrugama propisuje obvezu vođenja popisa članova, ako kojim slučajem nemate popis članova to za vas predstavlja prekršaj i novčanu kaznu u iznosu od 2000 do 10.000 kuna, a za odgovornu osobu u udruzi kazna u iznosu od 1000 do 5000 kuna.

Po novom Zakonu o udrugama svaka udruga do kraja tekuće godine mora pripremiti Plan rada i Financijski plan za slijedeću godinu a usvaja ga skupština, najkasnije do 31. prosinca tekuće godine. Isto tako na početku svake poslovne godine morate usvojiti Izviješće o radu udruge i Financijsko izvješće za prethodnu godinu, a usvaja ga skupština, najkasnije do 30. lipnja tekuće godine. Što znači da tijekom jedne kalendarske godine morate održati dvije redovne skupštine.

Zakonski zastupnik udruge obvezan je za svaku poslovnu godinu provesti samoprocjenu učinkovitosti i djelotvornosti funkcioniranja sustava financijskog upravljanja i kontrola. Samoprocjena se provodi popunjavanjem "Upitnika o funkcioniranju sustava financijskog upravljanja i kontrola udruge".

Udruga za svoje redovno poslovanje mora urediti i uspostaviti blagajničko poslovanje, što znači da mora imati Knjigu blagajne koja se sastoji od blagajničkih izvještaja koji se mogu voditi na godišnjoj, mjesečnoj ili dnevnoj bazi. U Blagajnički izvještaj unose se kronološkim redom podaci o izvršenim gotovinskim uplatama i isplatama. Blagajnički izvještaj sadrži najmanje sljedeće podatke: redni broj, datum i broj knjigovodstvene isprave, opis, iznos. Za knjigu blagajne trebate imati isplatnice i uplatnice. Važno je odrediti blagajnički maksimum, najveći novčani iznos koji može biti u blagajni. Također je potrebno znati koje su isplate iz blagajne dozvoljene, a koje ne.

Popis imovine u kojem je nabrojana nefinancijska imovina (dugotrajna i kratkotrajna) i financijska imovina udruge (novac na računima, novac u blagajni i potraživanja) je također dio obveznog knjigovodstvenog poslovanja.

Ukoliko udruga ima zaposlene osobe onda mora imati i voditi pomoćne knjige kojima se regulira poslovanje udruge i obvezni su dokumenti a vode se prema potrebama poslovanja. Primjeri pomoćnih knjiga su: knjiga putnih naloga, obračun plaća, obračun honorara i dr.

Ima tu još dosta obveza i dokumenata koje bi trebali imati, a to ovisi od raznih donatora koji postavljaju svoje uvijete a koje mi moramo poštivati jer o njima i ovisimo.

Ovdje smo vam naveli onu osnovnu dokumentaciju i ukoliko ju ne posjedujete morate biti spremni da za to snosite financijske posljedice u vidu plaćanja raznih kazni koje nisu zanemarive a koje vam mogu ugroziti vaše poslovanje. Naš vam je savjet da je jednostavnije poštivati pravila nego plaćati kazne, a i nije poželjno u Bilanci vidjeti da je udruga platila kaznu za bilo koju pogrešku u poslovanju. To nitko ne voli vidjeti, pa ni donatori.

Želimo vam puno uspjeha u radu vaše udruge. Ako naiđete na probleme i zatrebate savjet javite nam se na Ova e-mail adresa je zaštićena od spambota. Potrebno je omogućiti JavaScript da je vidite.

Također pročitajte

Uvod u vodič za osnivanje udruge: Vodič: Želim osnovati udrugu, a možda i ne (uvod)

Prvi dio vodiča za osnivanje udruge: Vodič: Od ideje do registracije udruge (1. dio)